KV-KONGRESSIN TAUSTAPIRUNA
Yliopistolla pääsee monenlaisiin tehtäviin ja projekteihin mukaan, jatkuvasti tulee eteen uutta ja omaa osaamista edistävää. Yksi mielenkiintoinen tehtävä on tulevan elokuun aikana järjestettävän ergonomian ja työhyvinvoinnin pohjoismaisen NES2016-kongressijärjestelyihin osallistuminen.
Kansainvälisen kongressin suunnittelu ja järjestelyt poikkeavat selvästi tavanomaisen seminaarin suunnittelusta. Esimerkiksi aikataulu on etupainotteinen, alkaa jo pari vuotta ennen tapahtumaa. Kootaan laaja-alainen, moniammatillinen ja –näkökulmainen tiimi, joka kokoontuu 1-2 kk välein.
Ohjelma kootaan teemoista, joiden pitää olla osallistujia houkuttelevia ja toisaalta mahdollistaa käytännön ja tutkimuksen, tieteen kohtaaminen. Teeman tai teemojen sisältä valitaan vetovoimaiset key-note –puhujat, joiden varaan voi 1-2 luentoa päivässä rakentaa. Itselleni uusi, mutta ilmeisesti laajalti käytössä oleva tapa on, että loppuohjelma rakentuu osallistujien tutkimusten, hankkeiden ja käytäntöjen ym. esittelyistä. Innokkaimmat osallistujat pääsevät siis aktiivisesti rakentamaan kongressia itsekin ja saavat samalla abstrakteilleen ja esityksilleen hyvää näkyvyyttä!
Ohjelma pitää rakentaa niin, että myös verkostoitumiseen, toisiin tutustumiseen ja vuorovaikutukseen jää aikaa, samoin näyttelyyn tutustumiseen ja vapaa-aikaankin. Ja yhteistä ohjelmaa pitää rakentaa myös mainitulle vapaa-ajalle! Tanssia, kaupunkisotaa, kulttuurikävelyjä, luontoretkiä ja risteilyjä, ilkamat vai jotain ihan muuta?
Missä tapahtuma järjestetään? Millä reunaehdoilla toimeksiantajan tai yhteistyökumppaneiden silmin katsoen? Missä on tilaa tarpeeksi, mikä on paikan saavutettavuus, mitä muuta tarjontaa sillä on kuin ”vain” kongressijärjestelyt? Paljonko osallistuminen maksaa, mistä kongressin työvoima saadaan? Miten ilmoittautuminen ja maksaminen järjestetään osallistujien ja järjestäjien kannalta sujuviksi? Tehdäänkö abstraktikirja? Kuka käy omaa kongressia edeltävän vuoden kongressissa tutustumassa järjestelyihin ja mainostamassa omaa tapahtumaa ja millä rahalla ja kuka tekee markkinointivideon? Missä, miten, kenelle markkinointi yleensä suunnataan? Miten saamme näkyvyyttä verkossa, kuka osaa tehdä some-sivuja? Miten turvataan taloudessa vähintään nollatulos, ettei tulisi takkiin? Saadaanko jostain tukea: yliopistolta, kaupungilta, säätiöiltä – kuka tekee hakemukset? Jos tulee voittoa, miten se jaetaan? Miten…?
Kysymyksiä ja ratkottavia asioita on PALJON! Kaikkien järjestelyihin osallistuvien osaaminen ja verkostot ovat käytössä ja myös kehittyvät vuoropuhelun myötä. Tärkeintä kuitenkin on, että tuloksena on osallistujille antoisa, osaamista, verkostoja, energiaa ja näkemystä tuottava koulutus!
Minä ainakin osallistun. Jos Sinäkin kiinnostuit, googlaa nes2016!
